Bei der Einordnung kommt es darauf an, wie die Fahrt organisiert ist und in welchem Umfang die Beschäftigten den Vorgaben des Arbeitgebers unterliegen. Für die Beurteilung sind insbesondere folgende sieben Aspekte relevant:

• Vorgegebener Treffpunkt: Die Beschäftigten müssen sich an einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort einfinden.
• Festgelegte Abfahrtszeit: Der Arbeitgeber bestimmt, wann die Fahrt beginnt.
• Organisierter Transport: Die Fahrt erfolgt im Rahmen einer verbindlichen, vom Arbeitgeber organisierten Beförderung.
• Bezug zur Arbeitsaufgabe: Die Fahrt dient dazu, die Beschäftigten zu dem Einsatzort zu bringen, an dem sie ihre Tätigkeit ausüben sollen.
• Bindung an die Vorgaben des Arbeitgebers: Die Beschäftigten müssen sich nach der betrieblichen Organisation der Fahrt richten.
• Eingeschränkte freie Zeitgestaltung: Die Beschäftigten können über den betreffenden Zeitraum nicht frei verfügen und ihn nicht wie eine Ruhezeit nutzen.
• Keine notwendige aktive Arbeitsleistung: Auch das bloße Mitfahren schließt die Einordnung als Arbeitszeit nicht aus.

Diese Aspekte sind keine starre Checkliste, bei der jeder einzelne Punkt zwingend erfüllt sein muss. Entscheidend ist die Gesamtbetrachtung der konkreten Umstände und die Frage, ob die Fahrt die Voraussetzungen des unionsrechtlichen Arbeitszeitbegriffs erfüllt.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, können sowohl die Hinfahrt zum Einsatzort als auch die Rückfahrt zum betrieblichen Treffpunkt als Arbeitszeit gelten.

Für Arbeitnehmer kann die Entscheidung den Arbeitszeitschutz stärken. Besonders relevant ist sie für Beschäftigte, die regelmäßig zu wechselnden Einsatzorten fahren, etwa im technischen Außendienst, im Montagebereich oder bei Serviceeinsätzen.

Werden solche Fahrten bislang nicht oder nicht vollständig als Arbeitszeit erfasst, sollten die bestehenden Regelungen überprüft werden.

Die Einordnung als Arbeitszeit kann insbesondere Auswirkungen haben auf:

• die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten,
• die vorgeschriebenen Ruhezeiten,
• die vollständige Erfassung der täglichen Arbeitszeit,
• die Planung von Einsätzen und Rückfahrten.

Eine Fahrt, die arbeitszeitrechtlich als Arbeitszeit gilt, kann nicht zugleich als gesetzliche Ruhezeit behandelt werden. Das kann beispielsweise relevant werden, wenn Beschäftigte nach einem langen Arbeitstag noch zum betrieblichen Treffpunkt zurückfahren müssen.

Nein. Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzrechts und vergütungspflichtige Arbeitszeit sind rechtlich zu unterscheiden.

Der EuGH hat mit seiner Entscheidung den unionsrechtlichen Arbeitszeitbegriff konkretisiert. Daraus folgt nicht automatisch, dass jede entsprechend eingeordnete Fahrt in gleicher Höhe wie die übrige Tätigkeit vergütet werden muss.

Ob und in welcher Höhe Reisezeiten zu bezahlen sind, richtet sich insbesondere nach den anwendbaren gesetzlichen, tarifvertraglichen und arbeitsvertraglichen Regelungen. Auch die konkreten Umstände der Tätigkeit können dabei eine Rolle spielen.

Für Beschäftigte empfiehlt es sich daher, sowohl die Erfassung der Reisezeiten als auch die geltenden Vergütungsregelungen zu prüfen.

Was müssen Arbeitgeber bei Reisezeiten beachten?

Für Arbeitgeber kann das EuGH-Urteil organisatorische und rechtliche Anpassungen erforderlich machen. Besonders betroffen sind Unternehmen, deren Beschäftigte regelmäßig zu wechselnden Einsatzorten fahren und dafür an einem betrieblich festgelegten Treffpunkt zusammenkommen.

Arbeitgeber sollten insbesondere prüfen,

• ob verpflichtende Fahrzeiten bislang vollständig als Arbeitszeit erfasst werden,
• ob die täglichen Höchstarbeitszeiten und gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden,
• ob Dienstreiseordnungen und Arbeitsverträge die unterschiedlichen Arten von Reisezeiten angemessen berücksichtigen,
• ob bestehende Betriebsvereinbarungen angepasst werden müssen,
• ob die Arbeitszeiterfassung die tatsächlichen Fahrzeiten korrekt abbildet.

Pauschale Regelungen, nach denen passive Reisezeiten grundsätzlich keine Arbeitszeit darstellen, können problematisch sein, wenn sie die tatsächlichen Umstände nicht berücksichtigen.

Eine rechtssichere Gestaltung erfordert deshalb eine differenzierte Betrachtung: Wie ist die Fahrt organisiert? Welche Vorgaben macht der Arbeitgeber? Können Beschäftigte über ihre Zeit frei verfügen? Und wie werden die betreffenden Zeiten erfasst und vergütet?

Ziel sollte es sein, die betrieblichen Abläufe praktikabel zu organisieren und gleichzeitig die arbeitszeitrechtlichen Vorgaben einzuhalten.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei Reisezeiten?

Eine Schwärzung kann insbesondere dann erforderlich oder sinnvoll sein, wenn Dokumente personenbezogene Daten enthalten, die der jeweilige Empfänger nicht benötigt.

Typische Situationen sind beispielsweise:

• Auskunftsersuchen von Arbeitnehmern oder Bewerbern: Dokumente können personenbezogene Daten anderer Beschäftigter oder Dritter enthalten.
• Gerichts- und Einigungsstellenverfahren: Arbeitsverträge, Gehaltsdaten oder andere Unterlagen können Informationen enthalten, die nicht vollständig offengelegt werden sollen.
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern: Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, kann eine Schwärzung nicht benötigter Informationen erforderlich sein.
• Veröffentlichungen: Bei Präsentationen, Praxisbeispielen, auf Unternehmenswebsites oder in sozialen Medien sollten personenbezogene Daten entsprechend geschützt werden.
• Behördliche Anfragen: Auch bei der Weitergabe von Unterlagen an Behörden ist zu prüfen, welche personenbezogenen Daten tatsächlich benötigt werden.

Dabei gilt grundsätzlich: Es sollten nur die Informationen offengelegt werden, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.

Hier liegt eine der häufigsten Fehlerquellen.

Eine schwarze Fläche oder ein dunkler Balken über einem Text bedeutet nicht automatisch, dass die darunterliegenden Informationen gelöscht wurden.

Wird lediglich eine schwarze Form über den Text gelegt, kann der ursprüngliche Inhalt technisch weiterhin im Dokument vorhanden sein. Je nach verwendeter Software lässt sich der Text dann beispielsweise markieren, kopieren oder auf andere Weise sichtbar machen.

Eine optische Abdeckung ist daher keine sichere Schwärzung.

Für eine wirksame Schwärzung müssen die betreffenden Informationen dauerhaft aus dem Dokument entfernt oder technisch unzugänglich gemacht werden.

Viele professionelle PDF-Programme verfügen hierfür über eine eigene Funktion zum Schwärzen von Inhalten. Diese sollte gegenüber dem bloßen Überdecken mit Formen oder schwarzen Balken bevorzugt werden.

Nach dem Schwärzen sollte das Dokument anschließend kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass die entfernten Informationen tatsächlich nicht mehr zugänglich sind.

Im Internet finden sich zahlreiche kostenlose oder kostenpflichtige Dienste, mit denen PDF-Dokumente online bearbeitet und geschwärzt werden können.

Gerade bei vertraulichen Unterlagen ist jedoch Vorsicht geboten.

Denn für die Bearbeitung muss das Dokument in der Regel zunächst auf die Server des jeweiligen Anbieters hochgeladen werden. Damit stellt sich eine weitere datenschutzrechtliche Frage: Was geschieht mit den enthaltenen personenbezogenen Daten?

Werden sensible Arbeitsverträge, Gehaltsdaten, Gesundheitsinformationen oder andere vertrauliche Unterlagen verarbeitet, sollte daher sorgfältig geprüft werden, ob ein solcher Dienst datenschutzrechtlich eingesetzt werden kann.

Bei besonders sensiblen Dokumenten kann es sinnvoll sein, die Bearbeitung lokal auf dem eigenen Rechner mit einer geeigneten Software vorzunehmen.

Auch bei Papierdokumenten reicht ein schwarzer Stift nicht immer aus.

Werden sensible Informationen lediglich mit einem Stift durchgestrichen, können sie unter Umständen weiterhin erkennbar sein – beispielsweise bei entsprechender Beleuchtung oder beim Einsatz technischer Hilfsmittel.

Sicherer ist es, die betreffenden Stellen beispielsweise vollständig abzudecken und anschließend eine Kopie oder einen Scan des bearbeiteten Dokuments anzufertigen.

Auch hier gilt: Das Ergebnis sollte anschließend kontrolliert werden. Die geschwärzten Informationen dürfen für den Empfänger nicht mehr lesbar oder anderweitig rekonstruierbar sein.

Auch Metadaten können personenbezogene Daten enthalten

Wer mit bestimmten KI-Systemen interagiert, soll grundsätzlich darüber informiert werden, dass er mit einer KI und nicht mit einem Menschen kommuniziert.

Auch für bestimmte KI-generierte oder manipulierte Inhalte gelten Kennzeichnungs- und Transparenzpflichten. Dazu gehören insbesondere bestimmte Deepfakes sowie bestimmte KI-generierte Texte, die über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren.

Transparenz wird damit zu einem zentralen Bestandteil des europäischen KI-Rechts.

Viele denken bei dem Thema zunächst an spektakuläre Deepfakes oder manipulierte Videos von Politikern und Prominenten.

Tatsächlich reicht das Thema deutlich weiter. Auch ganz normale Anwendungen im Unternehmensalltag können Berührungspunkte mit den neuen Transparenzpflichten haben, etwa:

• Marketingtexte mit ChatGPT,
• KI-generierte Bilder für Social Media,
• Podcasts mit künstlichen Stimmen,
• Bewerberkommunikation über Chatbots,
• interne Wissensdatenbanken,
• Kundenservice mit virtuellen Assistenten.

KI ist längst kein Zukunftsthema mehr. Sie wird heute in Marketing, Personalabteilung, Vertrieb und Kundenservice eingesetzt – häufig, ohne dass allen Beteiligten bewusst ist, welche rechtlichen Anforderungen damit verbunden sein können.

Für Unternehmen stellen sich daneben weitere Fragen: Wer entscheidet, welche KI eingesetzt wird? Wer prüft Datenschutz, Urheberrecht und Informationssicherheit? Wer dokumentiert die Nutzung? Und gibt es klare interne Vorgaben für den Umgang mit KI?

Gerade wenn KI-Systeme in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden, sollten diese Fragen frühzeitig geklärt werden.

Hier wird es arbeitsrechtlich besonders spannend.

In vielen Unternehmen wird derzeit mit KI experimentiert und gearbeitet. Sobald KI-Systeme dazu bestimmt sind oder jedenfalls geeignet sein können, das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten zu überwachen, können Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG relevant werden.

Der AI Act ersetzt diese Mitbestimmung nicht. Vielmehr kommt eine weitere rechtliche Ebene hinzu: Unternehmen müssen neben arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Fragen auch die Anforderungen des europäischen KI-Rechts berücksichtigen.

KI ist damit längst nicht mehr nur ein IT-Thema. Für Arbeitgeber und Betriebsräte wird sie zunehmend zu einer Frage von Compliance, Mitbestimmung und verantwortungsvoller Unternehmensgestaltung.

Die Vorgaben des AI Act sind keine unverbindlichen Empfehlungen.

Für bestimmte Verstöße sieht die Verordnung erhebliche Geldbußen vor. Je nach Art des Verstoßes können diese bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Bei besonders schwerwiegenden Verstößen gegen bestimmte Vorgaben können sogar bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes vorgesehen sein.

Welche Sanktion im konkreten Fall droht, hängt von der Art und Schwere des jeweiligen Verstoßes ab.

Spätestens damit wird deutlich: Die Frage, ob eine Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten „wirklich nötig“ ist, sollte nicht erst nach einem Verstoß gestellt werden.

Was sollten Unternehmen jetzt beim Einsatz von KI prüfen?