24.11.2025

Unterschriftenlisten im Intranet: Was Arbeitgeber dürfen

Wann Arbeitgeber Unterschriftenlisten im Intranet veröffentlichen dürfen – und welche Rechte Mitarbeitende haben.

INHALTE

von

Redaktion

2 min. Lesezeit

Osnabrück, November 2025 – Wenn Beschäftigte einen offenen Brief an den Oberbürgermeistzer / die Oberbürgermeisterin verfassen und diesen auch an die Presse weiterleiten, scheint zunächst alles eindeutig: Die Mitarbeitenden wollen Aufmerksamkeit, sie wollen Öffentlichkeit, sie wollen Wirkung. Doch was bedeutet das eigentlich für den Arbeitgeber?

Darf er die vollständige Unterschriftenliste – inklusive Originalunterschriften – einfach im Intranet einstellen?

Genau diese Frage sorgt in der Praxis zunehmend für Diskussionen, besonders wenn innerbetriebliche Debatten öffentlich ausgetragen werden. Zeit also, die rechtlichen Grundlagen klarzustellen.

Unterschriften sind personenbezogene Daten – und zwar besonders empfindliche

Aus Sicht des Datenschutzrechts steht sofort fest: Eine Unterschrift ist ein personenbezogenes Datum. Mehr noch: Sie ist ein persönliches Identifikationsmerkmal, das – im Gegensatz zum bloßen Namen – für Betrugsversuche missbraucht werden kann.

Damit fällt die Unterschriftenliste unter den vollen Schutz der DSGVO. Jede Verwendung außerhalb des ursprünglichen Zwecks benötigt eine eigenständige Rechtsgrundlage.

Keine stillschweigende Einwilligung durch das Unterzeichnen des offenen Briefs

Die zentrale Frage lautet: Haben die Mitarbeitenden mit ihrer Unterschrift automatisch in die interne Veröffentlichung eingewilligt?

Die Antwort ist eindeutig: Nein.

Die Erklärung „Mit meiner Unterschrift unterstütze ich den offenen Brief“ bedeutet lediglich, dass der Inhalt des Briefs unterstützt wird – nicht, dass die Unterschrift selbst unbegrenzt weiterverarbeitet werden darf.

Das Veröffentlichen einer Unterschrift ist datenschutzrechtlich ein eigener Verarbeitungsvorgang, der entweder:

eine Einwilligung,
eine gesetzliche Grundlage, oder
ein berechtigtes Interesse

erfordert. Keine dieser Voraussetzungen liegt ohne Weiteres vor.

Warum das ‚berechtigte Interesse‘ des Arbeitgebers – wenn überhaupt gegeben – nicht ausreicht

Natürlich kann ein Arbeitgeber argumentieren, er wolle „Transparenz gegenüber der Belegschaft“ schaffen.

Doch hier wird die DSGVO streng:

Ist die Veröffentlichung der Originalunterschriften wirklich erforderlich?
Oder reichen Name, Abteilung oder sogar eine anonymisierte Angabe („50 Mitarbeitende unterstützen den offenen Brief“)?

Die Erforderlichkeitsprüfung fällt fast immer zulasten des Arbeitgebers aus. Denn die interne Verbreitung einer Unterschrift ist für die Information der Belegschaft schlicht nicht notwendig.

Und: Unterschriften gehören nicht zu den Daten, die Beschäftigte im Rahmen des Arbeitsverhältnisses „typischerweise“ öffentlich machen.

Gerichte wenden bei Beschäftigtendaten einen besonders strengen Maßstab an

Zwar existiert bislang kaum Entscheidung speziell zur Veröffentlichung einer Unterschriftenliste im Intranet. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung ist dennoch eindeutig in der Tendenz:

Arbeitgeber dürfen personenbezogene Daten ihrer Beschäftigten nur verarbeiten, wenn dafür eine klare Rechtsgrundlage besteht.
Besonders schutzwürdige oder identifizierende Daten – wie Fotos, persönliche Angaben, politische Äußerungen oder eben Unterschriften – dürfen nicht ohne Einwilligung veröffentlicht werden.
Die Gerichte betonen regelmäßig die besondere Schutzwürdigkeit von Beschäftigtendaten und die enge Auslegung des „berechtigten Interesses“.

Damit lässt sich für den konkreten Fall ohne Weiteres übertragen:

Eine interne Veröffentlichung der Unterschriftenliste ist nicht zulässig.

Welche Rechte haben die betroffenen Mitarbeitenden?

Beschäftigte können sich auf mehrere DSGVO-Rechte berufen, insbesondere:

Löschung der Unterschriftenliste (Art. 17 DSGVO)
Unterlassung weiterer Veröffentlichungen
Schadensersatz bei unrechtmäßiger Verarbeitung (Art. 82 DSGVO)
Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Vor allem der Schadensersatz gewinnt praktisch an Bedeutung – Gerichte sind zunehmend bereit, auch immaterielle Schäden anzuerkennen.

Fazit

Die Veröffentlichung einer Unterschriftenliste im Intranet ist kein kleiner Schritt, sondern ein deutlicher Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten. Dass der offene Brief selbst öffentlich wurde, ändert daran nichts. Eine Unterschrift ist nicht nur eine Meinung, sondern ein Sicherheitsmerkmal.

Ohne ausdrückliche Einwilligung der Arbeitnehmenden dürfen Arbeitgeber solche Unterschriftenlisten nicht im Intranet veröffentlichen.

Wer einen offenen Brief unterschreibt, entscheidet bewusst über seinen Inhalt – aber nicht automatisch über die weitere Verwendung der eigenen Unterschrift.

Das Team der Rechtsinformer-Rechtsanwälte steht Ihnen bei Fragen zum Datenschutz, zur DSGVO und zur Veröffentlichung personenbezogener Daten jederzeit beratend zur Seite.

Autor

Stefan Pflug, Fachanwalt für Arbeitsrecht