Warum müssen Dokumente geschwärzt werden?
Im Arbeitsalltag werden regelmäßig Dokumente und Unterlagen zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern, Betriebsräten, Behörden, Gerichten und weiteren Beteiligten ausgetauscht. Dabei enthalten Dokumente häufig personenbezogene Daten, die nicht für alle Empfänger bestimmt sind.
Eine Schwärzung kann deshalb erforderlich sein, wenn bestimmte sensible oder schutzwürdige Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden sollen. Ziel ist es, diese Daten dauerhaft unlesbar beziehungsweise nicht mehr zugänglich zu machen.
Dabei passieren allerdings immer wieder Fehler: Eine Schwärzung kann zwar auf den ersten Blick vollständig aussehen, die darunterliegenden Informationen können technisch jedoch weiterhin vorhanden und auslesbar sein.
Das kann zu einer Datenschutzverletzung führen. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht dann eine Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO.
Ist das Schwärzen von Dokumenten eine Datenschutzmaßnahme?
Ja. Das sichere Schwärzen von Dokumenten kann Teil der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sein, mit denen Verantwortliche den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.
Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche dazu, geeignete Maßnahmen zu treffen, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Dazu gehören insbesondere die Anforderungen aus Art. 5, 24, 25 und 32 DSGVO.
Verantwortlicher ist dabei grundsätzlich die Stelle, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet – im Arbeitsverhältnis häufig der Arbeitgeber.
Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob Daten geschwärzt werden, sondern auch, ob die Schwärzung tatsächlich wirksam ist.
Wann sollten Dokumente geschwärzt werden?
Eine Schwärzung kann insbesondere dann erforderlich oder sinnvoll sein, wenn Dokumente personenbezogene Daten enthalten, die der jeweilige Empfänger nicht benötigt.
Typische Situationen sind beispielsweise:
- Auskunftsersuchen von Arbeitnehmern oder Bewerbern: Dokumente können personenbezogene Daten anderer Beschäftigter oder Dritter enthalten.
- Gerichts- und Einigungsstellenverfahren: Arbeitsverträge, Gehaltsdaten oder andere Unterlagen können Informationen enthalten, die nicht vollständig offengelegt werden sollen.
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern: Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, kann eine Schwärzung nicht benötigter Informationen erforderlich sein.
- Veröffentlichungen: Bei Präsentationen, Praxisbeispielen, auf Unternehmenswebsites oder in sozialen Medien sollten personenbezogene Daten entsprechend geschützt werden.
- Behördliche Anfragen: Auch bei der Weitergabe von Unterlagen an Behörden ist zu prüfen, welche personenbezogenen Daten tatsächlich benötigt werden.
Dabei gilt grundsätzlich: Es sollten nur die Informationen offengelegt werden, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.
Wie schwärzt man PDF-Dokumente richtig?
Hier liegt eine der häufigsten Fehlerquellen.
Eine schwarze Fläche oder ein dunkler Balken über einem Text bedeutet nicht automatisch, dass die darunterliegenden Informationen gelöscht wurden.
Wird lediglich eine schwarze Form über den Text gelegt, kann der ursprüngliche Inhalt technisch weiterhin im Dokument vorhanden sein. Je nach verwendeter Software lässt sich der Text dann beispielsweise markieren, kopieren oder auf andere Weise sichtbar machen.
Eine optische Abdeckung ist daher keine sichere Schwärzung.
Für eine wirksame Schwärzung müssen die betreffenden Informationen dauerhaft aus dem Dokument entfernt oder technisch unzugänglich gemacht werden.
Viele professionelle PDF-Programme verfügen hierfür über eine eigene Funktion zum Schwärzen von Inhalten. Diese sollte gegenüber dem bloßen Überdecken mit Formen oder schwarzen Balken bevorzugt werden.
Nach dem Schwärzen sollte das Dokument anschließend kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass die entfernten Informationen tatsächlich nicht mehr zugänglich sind.
Warum Online-Schwärzungstools problematisch sein können
Im Internet finden sich zahlreiche kostenlose oder kostenpflichtige Dienste, mit denen PDF-Dokumente online bearbeitet und geschwärzt werden können.
Gerade bei vertraulichen Unterlagen ist jedoch Vorsicht geboten.
Denn für die Bearbeitung muss das Dokument in der Regel zunächst auf die Server des jeweiligen Anbieters hochgeladen werden. Damit stellt sich eine weitere datenschutzrechtliche Frage: Was geschieht mit den enthaltenen personenbezogenen Daten?
Werden sensible Arbeitsverträge, Gehaltsdaten, Gesundheitsinformationen oder andere vertrauliche Unterlagen verarbeitet, sollte daher sorgfältig geprüft werden, ob ein solcher Dienst datenschutzrechtlich eingesetzt werden kann.
Bei besonders sensiblen Dokumenten kann es sinnvoll sein, die Bearbeitung lokal auf dem eigenen Rechner mit einer geeigneten Software vorzunehmen.
Wie schwärzt man Papierdokumente sicher?
Auch bei Papierdokumenten reicht ein schwarzer Stift nicht immer aus.
Werden sensible Informationen lediglich mit einem Stift durchgestrichen, können sie unter Umständen weiterhin erkennbar sein – beispielsweise bei entsprechender Beleuchtung oder beim Einsatz technischer Hilfsmittel.
Sicherer ist es, die betreffenden Stellen beispielsweise vollständig abzudecken und anschließend eine Kopie oder einen Scan des bearbeiteten Dokuments anzufertigen.
Auch hier gilt: Das Ergebnis sollte anschließend kontrolliert werden. Die geschwärzten Informationen dürfen für den Empfänger nicht mehr lesbar oder anderweitig rekonstruierbar sein.
Auch Metadaten können personenbezogene Daten enthalten
Eine häufig übersehene Datenschutzgefahr steckt nicht im sichtbaren Inhalt des Dokuments, sondern in seinen Metadaten.
Metadaten sind zusätzliche Informationen, die mit einer Datei gespeichert werden. Dazu können beispielsweise gehören:
- Name des Autors,
- Erstellungs- oder Änderungszeitpunkt,
- Kommentare,
- Überarbeitungen,
- Informationen zu früheren Versionen,
- Angaben zu verwendeter Software.
Auch diese Informationen können personenbezogene Daten enthalten.
Wer ein Dokument weitergibt, sollte deshalb nicht nur prüfen, was auf der sichtbaren Seite steht, sondern auch, welche zusätzlichen Informationen technisch in der Datei gespeichert sind.
Insbesondere bei Word-Dokumenten und anderen bearbeitbaren Dateiformaten können Kommentare, Änderungen oder frühere Bearbeitungsstände enthalten sein.
Reicht es, das Dokument unter einem neuen Namen zu speichern?
Nein.
Das einfache Speichern einer Datei unter einem anderen Namen entfernt vorhandene Metadaten, Kommentare oder frühere Bearbeitungsinformationen grundsätzlich nicht.
Wer sensible Dokumente weitergeben möchte, sollte deshalb die entsprechenden Funktionen des verwendeten Programms nutzen, um nicht benötigte Metadaten und Dokumentinformationen zu entfernen.
Bei einer Weitergabe sollte außerdem geprüft werden, welches Dateiformat tatsächlich erforderlich ist. Wenn keine Bearbeitung durch den Empfänger notwendig ist, kann ein geeignet vorbereitetes PDF gegenüber einer editierbaren Originaldatei sinnvoll sein.
Die wichtigste Regel beim Schwärzen:
Eine sichere Schwärzung besteht nicht darin, einen Text nur unsichtbar zu machen.
Sie muss vielmehr gewährleisten, dass die betreffenden Informationen für den Empfänger weder sichtbar noch technisch wiederherstellbar oder anderweitig zugänglich sind.
Deshalb sollten geschwärzte Dokumente vor der Weitergabe immer noch einmal kontrolliert werden – einschließlich möglicher Metadaten und anderer versteckter Informationen.
Fazit: Schwärzen bedeutet mehr als schwarze Balken
Dokumente zu schwärzen klingt zunächst einfach. In der Praxis können jedoch sowohl bei digitalen als auch bei Papierdokumenten Fehler passieren.
Besonders wichtig sind daher drei Punkte:
- Nur die tatsächlich nicht benötigten Informationen schwärzen.
- Die Daten technisch dauerhaft unzugänglich machen.
- Auch Metadaten und versteckte Dokumentinformationen berücksichtigen.
Werden personenbezogene Daten ungewollt offengelegt, kann daraus eine Datenschutzverletzung entstehen. Unternehmen sollten deshalb gerade bei sensiblen Unterlagen auf eine technisch und organisatorisch sichere Vorgehensweise achten.